1. Ucapkan salam: ”Selamat pagi/siang/malam pak/ibu..”
2. Perkenalkan diri dan tawarkan bantuan
3. Tanyakan kondisi dan kebutuhan pasien dengan menanyakan keluhan pasien.
4. Tanyakan nama pasien dan tanggal lahir
5. Tanyakan dokter/poli klinik tujuan.
Tanyakan ke perawat rawat Jalan mengenai poli atau dokter yang lebih tepat menangani keluhan bila pasien belum mengetahui ke dokter atau poli yang di tuju.
6. Cek daftar pasien appointment
Pasien yang tidak tertera pada daftar pasien appoitment akan berlakukan sebagai pasien drop-in (datang langsung)
7. Tanyakan penjamin pasien
- Pasien Jaminan Asuransi
- Minta kartu asuransi kepada pasien
- Siapkan slip kuitansi asuransi yang bersangkutan.
- Apabila pasien tidak membawa kartu asuransi, akan berlakukan sebagai pasien rawat jalan dengan jaminan pribadi
- Pasien Jaminan Perusahaan
- Minta kepada pasien Surat Garansi perusahaan atau name tag perusahaan
- Lakukan konfirmasi ke perusahaan atau PIC perusahaan
8. Lakukan pendaftaran pasien
- 8.1 Pasien Baru
- Lakukan pengecekan RM, untuk menghindari adanya double MR
- Lakukan pengecekan prosedur “Mencari Nomor Medical Record” lewat tanggal lahir pasien
- Minta pasien mengisi formulir data pasien baru sesuai dengan kartu identitas pasien yang berlaku (KTP, SIM atau Passport) apabila nama pasien tidak ada di sistem
- Persilahkan pasien menuju meja registrasi untuk mengisi kelengkapan data.
- Lakukan pendaftaran dan Masukan data pasien ke system dengan meminjam kartu identitas pasien yang berlaku.
- Buatkan kartu pasien yaitu: Pencetakan kartu pasien.
- 8.2 Pasien Lama
- Minta pasien menyebutkan tanggal lahir atau nama apabila pasien tidak membawa kartu berobat.
- Tanyakan apakah ada perubahan data sebelumnya. Jika ada minta keluarga atau pasien mengisi formulir perubahan data. Kemudian save data pasien.
- Periksa daftar benefit yang tertera di kartu asuransi tersebut atau surat jaminan, antara lain :
- Nama Pasien
- Ada atau tidak benefit rawat jalan, gigi dll.
- Tanggal kadaluarsa kartu
9. Gesekkan kartu penjamin ke Mesin EDC. Lakukan konfirmasi sebagai berikut :
- Gesek kartu pada mesin EDC
- Tekan kode pelayanan yang dituju :
- untuk rawat Jalan
- untuk kehamilan
- untuk gigi
10. Print-out struk pengesahan dimesin EDC, sebanyak 3 print out.
11. Tekan tombol save untuk mengeluarkan struk antrian.
12. Tekan tombol cetak untuk mencetak kuitansi.
13. Isi identitas peserta/menempelkan label identitas pasien di dalam formulir klaim rawat jalan asuransi disertakan print-out struk pengesahaan dari mesin EDC.
14. Minta pasien menandatangani formulir klaim rawat jalan dan formulir penerimaan jaminan perusahaan yang tertulis jelas “pasien harus bertanggung jawab untuk seluruh biaya & pembayaran setiap perawatan dan pemeriksaan, kecuali biaya tersebut ditanggung oleh perusahaan/ asuransi”.
15. Cantumkan nama pasien sebagai penerima pasien di kanan atas pada formulir klaim rawat jalan.
16. Informasikan kepada pasien apabila ada pemeriksaan lain/penunjang,pasien harus lapor kepihak kasir, dan kasir akan menghubungi Admision assuransi untuk mendapatkan penjaminan dari pihak perusahaan/ asuransi.
17. Simpan copy warna hijau formulir klaim tersebut disertai 1 print out pengesahan dari mesin EDC bila pasien pengguna asuransi dengan system pengesahaan melalui EDC.
18. Lengkapi data third party payor di dalam “maintain biodata” (Q-Pro ).
19. Berikan formulir klaim yang sudah ditanda-tangani oleh pasien dengan diserta kuitansi yang sudah dicetak serta benefit asuransi sebanyak 2 print out beserta queue chit/nomer antrian kepada pasien
20. Berikan informasi kepada pasien bahwa formulir klaim rawat jalan serta queue chit/nomer antrian tersebut diserahkan ke perawat poli yang di tuju untuk diisi oleh dokter ketika melakukan pemeriksaan.
21. Jelaskan kepada pasien bahwa pasien dengan jaminan pribadi, apabila pasien dinyatakan tidak ditanggung oleh asuransi.
22. Arahkan pasien ke klinik yang dituju dan informasikan bahwa antrian pasien akan diatur oleh perawat poli.
23. Ucapkan: “terima kasih , dan ada lagi yang bisa saya bantu bu/pak?”
