Bagi banyak rumah sakit, hari-hari survei JCI adalah momen yang paling menegangkan dalam perjalanan akreditasi. Ketegangan ini sering muncul karena staf tidak tahu apa yang akan terjadi. Artikel ini menjelaskan gambaran umum proses survei, khususnya metode tracer yang menjadi inti penilaian JCI.
Sebelum Survei
Proses dimulai dengan pengajuan aplikasi kepada JCI. Rumah sakit mengisi informasi tentang layanan, ukuran, lokasi, dan data lain yang diminta. Informasi ini harus akurat karena menjadi dasar perencanaan survei dan, sesuai APR, menjadi bagian yang dinilai.
JCI kemudian menetapkan jadwal survei, jumlah hari, dan komposisi tim. Rumah sakit menerima agenda survei sebagai acuan. JCI juga menerbitkan panduan proses survei (Survey Process Guide) yang menjelaskan setiap sesi, dokumen yang perlu disiapkan, dan contoh agenda. Panduan ini sangat dianjurkan untuk dipelajari tim akreditasi.
Tim Surveior
Tim survei JCI untuk rumah sakit umumnya terdiri dari dokter, perawat, dan administrator atau ahli fasilitas. Untuk rumah sakit yang besar atau kompleks, jumlah surveior dan hari survei bisa bertambah. Durasi survei untuk rumah sakit biasanya berlangsung beberapa hari, tergantung ukuran dan cakupan layanan.
Alur Umum Survei
Meskipun agenda dapat berbeda, survei rumah sakit umumnya mencakup kegiatan berikut:
- Konferensi pembukaan, berisi perkenalan, penjelasan agenda, dan presentasi singkat rumah sakit.
- Telaah dokumen, terutama dokumen kunci seperti kebijakan, rencana mutu, dan laporan yang diminta.
- Tracer pasien individual di berbagai unit.
- Tracer sistem untuk topik lintas unit.
- Wawancara pimpinan tentang tata kelola, mutu, dan sumber daya.
- Tinjauan fasilitas dan sistem keselamatan.
- Telaah berkas kepegawaian dan kredensial.
- Sesi harian bersama pimpinan untuk menyampaikan temuan sementara.
- Konferensi penutupan, ketika surveior menyampaikan ringkasan temuan sebelum keputusan resmi diterbitkan.
Memahami Metode Tracer
Tracer Individual
Dalam tracer individual, surveior memilih pasien nyata yang sedang dirawat dan menggunakan rekam medisnya sebagai peta. Surveior lalu menelusuri perjalanan pasien tersebut: dari pendaftaran, IGD, ruang rawat, radiologi, laboratorium, kamar operasi, hingga rencana pulang.
Di setiap titik, surveior akan:
- Membaca dokumentasi di rekam medis.
- Mengamati praktik secara langsung.
- Mewawancarai staf yang terlibat dalam asuhan pasien.
- Berbicara dengan pasien dan keluarga, bila memungkinkan.
Pertanyaan yang diajukan biasanya sederhana dan praktis, misalnya: “Bagaimana Anda tahu pasien ini berisiko jatuh?” atau “Apa yang Anda lakukan jika hasil laboratorium kritis keluar saat malam hari?”
Tracer Sistem
Tracer sistem menelusuri satu proses di seluruh rumah sakit. Topik yang umum antara lain:
- Manajemen obat, dari pengadaan hingga pemberian.
- Pencegahan dan pengendalian infeksi, termasuk data surveilans dan tindak lanjutnya.
- Penggunaan data mutu, dari pengumpulan hingga perbaikan.
- Keselamatan fasilitas, termasuk kebakaran, peralatan medis, dan utilitas.
Tracer sistem menilai apakah proses berjalan konsisten antarunit dan apakah pimpinan menggunakan data untuk pengambilan keputusan.
Bagaimana Temuan Dinilai?
Setiap elemen terukur dinilai berdasarkan bukti dari dokumen, observasi, dan wawancara. Satu temuan di satu unit dapat mendorong surveior memeriksa apakah masalah yang sama terjadi di unit lain. Inilah alasan mengapa konsistensi antarunit sangat penting.
Tips Menghadapi Tracer
- Jawab dengan jujur. Jika tidak tahu, katakan tidak tahu dan tunjukkan di mana mencari informasinya.
- Tunjukkan praktik, bukan hafalan. Surveior lebih menghargai staf yang dapat menunjukkan apa yang dilakukannya daripada yang menghafal nomor standar.
- Kenali pasien Anda. Perawat yang memahami kondisi, risiko, dan rencana pasiennya akan menjawab dengan lancar.
- Ketahui alur eskalasi. Banyak pertanyaan berkisar pada “apa yang Anda lakukan jika…”.
- Jangan panik saat ada temuan. Survei juga merupakan proses belajar.
Latihan dengan Mock Tracer
Cara terbaik menyiapkan staf adalah dengan latihan tracer internal (mock tracer) secara rutin. Tim internal atau konsultan memilih pasien, menelusuri asuhannya, dan memberi umpan balik langsung kepada unit. Latihan ini sebaiknya menjadi kegiatan rutin, bukan hanya beberapa minggu sebelum survei.
Penutup
Survei JCI bukan ujian hafalan dokumen, melainkan potret bagaimana rumah sakit bekerja setiap hari. Dengan memahami metode tracer dan rutin berlatih, staf akan menghadapi surveior dengan percaya diri, karena yang perlu mereka lakukan hanyalah menunjukkan pekerjaan yang sudah mereka jalankan dengan baik.
Rumah sakit Anda sedang menyiapkan akreditasi JCI atau ingin memperkuat sistem mutu dan keselamatan pasien? Tim konsultan PT Ligar Mandiri Indonesia siap mendampingi, mulai dari gap analysis, penyusunan dokumen, pelatihan staf, hingga mock survey. Hubungi kami di 085716000879 atau indonesialigarmandiri@gmail.com, dan kunjungi www.ligarmandiriconsulting.com.