Banyak rumah sakit merayakan keberhasilan akreditasi JCI, lalu perlahan kembali ke kebiasaan lama. Tiga tahun kemudian, menjelang survei ulang, persiapan dimulai lagi dari awal dengan kerja lembur dan kepanikan. Pola ini tidak hanya melelahkan, tetapi juga menunjukkan bahwa mutu belum benar-benar menjadi budaya. Artikel penutup seri ini membahas kesalahan yang sering terjadi dan cara membangun kesiapan berkelanjutan.
Kesalahan Umum dalam Perjalanan Akreditasi
- Menganggap akreditasi sebagai proyek, bukan sistem. Akreditasi diperlakukan sebagai proyek dengan tenggat, lalu tim dibubarkan setelah survei selesai.
- Terlalu fokus pada dokumen. Ribuan halaman kebijakan disusun, tetapi staf di unit tidak mengetahui isinya. Surveior JCI menilai praktik, bukan ketebalan dokumen.
- Menyalin dokumen rumah sakit lain. Dokumen yang tidak sesuai dengan kondisi rumah sakit akan sulit dijalankan dan mudah terlihat oleh surveior.
- Dokter kurang dilibatkan. Banyak standar menyangkut praktik dokter, seperti asesmen, rencana asuhan, persetujuan tindakan, dan kewenangan klinis. Tanpa keterlibatan dokter, kesenjangan akan tetap ada.
- Data dikumpulkan tetapi tidak digunakan. Indikator mutu dilaporkan setiap bulan, tetapi tidak pernah dianalisis atau menghasilkan perbaikan.
- Persiapan intensif hanya menjelang survei. Staf “dilatih menjawab” beberapa minggu sebelum survei, tetapi praktik sehari-hari tidak berubah.
- Mengabaikan staf non-klinis dan pihak ketiga. Petugas kebersihan, keamanan, dan vendor juga dapat diwawancarai surveior, terutama tentang PPI, kebakaran, dan keamanan.
- Lupa memperbarui sistem saat standar berubah. Peralihan dari edisi ke-7 ke edisi ke-8 adalah contoh nyata. Rumah sakit yang tidak memperbarui pemetaannya akan tertinggal.
Membangun Kesiapan Berkelanjutan
Jadikan Standar Bagian dari Operasional
Masukkan elemen standar ke dalam kegiatan rutin, misalnya audit kepatuhan IPSG setiap bulan, ronde keselamatan pimpinan, dan rapat mutu unit. Dengan begitu, kepatuhan dipantau sepanjang tahun, bukan hanya saat survei.
Tracer Internal yang Rutin
Lakukan tracer internal secara terjadwal, misalnya setiap bulan di unit yang berbeda. Gunakan tim lintas profesi dan berikan umpan balik langsung. Tracer internal adalah alat paling efektif untuk menemukan kesenjangan sebelum surveior menemukannya.
Penilaian Diri Berkala
Lakukan penilaian diri terhadap seluruh standar setidaknya setahun sekali. Hasilnya menjadi dasar rencana kerja mutu tahun berikutnya.
Sistem Dokumen yang Hidup
Pastikan setiap dokumen memiliki jadwal peninjauan, dan peninjauan benar-benar dilakukan. Libatkan pengguna dokumen dalam revisi agar dokumen tetap relevan dengan praktik.
Orientasi dan Pelatihan Berkelanjutan
Turnover staf berarti pengetahuan bisa hilang. Program orientasi yang kuat dan pelatihan berkala memastikan staf baru memahami standar sejak awal.
Pantau Perubahan Standar dan Regulasi
Tunjuk penanggung jawab untuk memantau pembaruan dari JCI, seperti perubahan standar, kebijakan, atau tanya-jawab resmi, serta perubahan regulasi nasional. Lakukan analisis dampak setiap kali ada perubahan.
Laporkan Perubahan Layanan
Sesuai APR, laporkan perubahan signifikan, seperti layanan baru atau gedung baru, kepada JCI. Jangan menunggu hingga survei ulang.
Rayakan dan Hargai
Kesiapan berkelanjutan memerlukan energi jangka panjang. Hargai unit yang menunjukkan perbaikan, bagikan cerita keberhasilan, dan jadikan mutu sebagai kebanggaan bersama.
Indikator Kesiapan Berkelanjutan
Rumah sakit dapat memantau kesiapan dengan beberapa indikator sederhana:
- Persentase tracer internal yang dilaksanakan sesuai jadwal.
- Persentase temuan tracer yang ditindaklanjuti tepat waktu.
- Persentase dokumen yang ditinjau sesuai jadwal.
- Tingkat kepatuhan IPSG dari audit bulanan.
- Hasil survei budaya keselamatan dari waktu ke waktu.
Penutup
Akreditasi JCI bukanlah garis akhir, melainkan pengakuan atas sistem yang harus terus dijaga. Rumah sakit yang berhasil mempertahankan akreditasi adalah rumah sakit yang menjadikan standar sebagai cara kerja sehari-hari. Ketika itu terjadi, survei ulang bukan lagi momen yang menakutkan, melainkan kesempatan untuk menunjukkan apa yang sudah dilakukan dengan baik setiap hari.
Rumah sakit Anda sedang menyiapkan akreditasi JCI atau ingin memperkuat sistem mutu dan keselamatan pasien? Tim konsultan PT Ligar Mandiri Indonesia siap mendampingi, mulai dari gap analysis, penyusunan dokumen, pelatihan staf, hingga mock survey. Hubungi kami di 085716000879 atau indonesialigarmandiri@gmail.com, dan kunjungi www.ligarmandiriconsulting.com.