Dalam pengembangan jaringan klinik, sering kali terdapat kondisi di mana dua klinik berada dalam satu kawasan atau berdekatan, tetapi tidak semua fasilitas harus dibangun dan dioperasikan secara terpisah.
Contohnya, Klinik A dan Klinik B sama-sama membutuhkan laboratorium, radiologi/Rontgen, farmasi, ambulans, ruang tindakan tertentu, CSSD, laundry, atau fasilitas penunjang lainnya.
Dalam kondisi seperti ini muncul konsep fasilitas sharing.
Namun, sharing fasilitas tidak cukup hanya dengan mengatakan bahwa “fasilitas digunakan bersama”. Harus dihitung secara objektif agar diketahui:
berapa investasi yang dibutuhkan;
siapa yang menanggung investasi;
berapa biaya operasional;
berapa biaya yang dibebankan kepada masing-masing klinik;
bagaimana pembagian utilisasi;
dan apakah sharing tersebut lebih efisien dibandingkan membangun fasilitas sendiri.
—
Sharing Facility Bukan Berarti Dibagi 50:50
Kesalahan yang sering terjadi adalah ketika dua klinik menggunakan satu fasilitas bersama, biaya langsung dibagi:
> Klinik A 50% — Klinik B 50%.
Padahal belum tentu penggunaannya sama.
Misalnya dalam satu bulan:
Klinik A menggunakan Rontgen sebanyak 300 pemeriksaan, sedangkan Klinik B hanya 100 pemeriksaan.
Total pemeriksaan = 400.
Maka proporsi penggunaan:
Klinik A = 300/400 = 75%
Klinik B = 100/400 = 25%
Maka untuk biaya variabel, pembagian 75% : 25% lebih rasional dibandingkan 50% : 50%.
Inilah prinsip dasar cost allocation berdasarkan utilization.
—
1. Pertama, Tentukan Fasilitas Apa yang Bisa di-Sharing
Tidak semua fasilitas otomatis dapat digunakan bersama.
Untuk masing-masing fasilitas, perlu dilakukan assessment:
Apakah fasilitas tersebut dapat melayani pasien dari kedua klinik?
Contohnya:
Laboratorium
Radiologi/Rontgen
Farmasi
Ambulans
Laundry
CSSD
Instalasi pengolahan limbah
Genset
UPS
Parkir
IT/SIMRS
SDM tertentu
Ruang tindakan tertentu
Untuk kasus dua klinik yang sedang Bapak kaji, misalnya terdapat fasilitas Rontgen dan HD yang secara fisik hanya tersedia di salah satu lokasi, maka perlu dianalisis apakah fasilitas tersebut akan menjadi shared facility bagi kedua klinik atau hanya menjadi fasilitas klinik yang bersangkutan.
—
2. Pisahkan Biaya Menjadi CAPEX dan OPEX
Ini sangat penting.
CAPEX
CAPEX adalah investasi untuk menyediakan fasilitas.
Misalnya Rontgen:
Mesin X-Ray
Renovasi ruangan
Instalasi listrik
Proteksi radiasi
AC
Furniture
IT
Perizinan/pendukung teknis
Instalasi lainnya
Misalnya total investasi:
Rp1.500.000.000
Jangan langsung membebankan Rp750 juta kepada masing-masing klinik.
Pertama tentukan dulu siapa pemilik asetnya dan berapa kapasitas yang akan digunakan masing-masing klinik.
—
3. Hitung Kapasitas Fasilitas
Misalnya satu fasilitas Rontgen mampu melakukan:
20 pemeriksaan/hari
Dengan 26 hari operasi per bulan:
20 × 26 = 520 pemeriksaan/bulan
Kemudian diproyeksikan:
Klinik A = 300 pemeriksaan/bulan
Klinik B = 150 pemeriksaan/bulan
Total = 450 pemeriksaan/bulan.
Berarti utilisasi fasilitas:
450 ÷ 520 = 86,5%
Ini memberikan informasi penting.
Bukan hanya mengenai pembagian biaya, tetapi juga mengenai apakah investasi fasilitas tersebut masih mempunyai kapasitas yang cukup.
—
4. Gunakan Formula Utilization Based Costing
Untuk biaya yang berubah mengikuti volume pelayanan, formula sederhananya:
> Biaya Klinik A = Total Biaya Variabel × Proporsi Penggunaan Klinik A
Contoh:
Total biaya operasional Rontgen per bulan:
Rp100 juta
Jumlah pemeriksaan:
Klinik A = 300
Klinik B = 150
Total = 450.
Maka:
Klinik A = 300/450 × Rp100 juta = Rp66,67 juta
Klinik B = 150/450 × Rp100 juta = Rp33,33 juta
Dengan demikian, biaya tidak dibagi rata tetapi berdasarkan pemakaian.
—
5. Tetapi Tidak Semua Biaya Dibagi Berdasarkan Volume
Ini bagian yang sering terlupakan.
Dalam shared facility terdapat minimal tiga jenis biaya.
A. Fixed Cost
Contohnya:
depresiasi alat;
sewa ruangan;
gaji tenaga tetap;
maintenance kontrak;
asuransi;
biaya sistem.
Biaya ini relatif tidak berubah walaupun jumlah pasien berubah.
B. Variable Cost
Contohnya:
film/printing jika masih digunakan;
bahan medis;
reagent;
BMHP;
listrik berdasarkan penggunaan tertentu.
Biaya ini lebih tepat dibebankan berdasarkan volume.
C. Semi-variable Cost
Misalnya:
listrik;
maintenance;
SDM lembur;
cleaning service.
Biaya ini bisa menggunakan formula kombinasi.
—
6. Model Pembagian yang Lebih Adil
Saya menyarankan menggunakan formula:
Shared Cost = Fixed Cost Allocation + Variable Cost Allocation
Misalnya biaya Rontgen per bulan:
Fixed cost = Rp60 juta
Variable cost = Rp40 juta
Total = Rp100 juta
Penggunaan:
Klinik A = 67%
Klinik B = 33%
Untuk fixed cost, misalnya disepakati berdasarkan reserved capacity:
Klinik A 60%
Klinik B 40%
Maka:
Klinik A:
60% × Rp60 juta = Rp36 juta
Klinik B:
40% × Rp60 juta = Rp24 juta
Sedangkan variable cost berdasarkan pemeriksaan:
Klinik A:
67% × Rp40 juta = Rp26,8 juta
Klinik B:
33% × Rp40 juta = Rp13,2 juta
Sehingga:
Klinik A = Rp62,8 juta
Klinik B = Rp37,2 juta
Ini lebih mencerminkan struktur biaya sebenarnya.
—
7. Bagaimana dengan Investasi Alat?
Untuk CAPEX, terdapat beberapa model.
Model 1 — Satu Klinik Menjadi Pemilik
Misalnya Klinik A membeli mesin Rontgen.
Klinik B menggunakan fasilitas tersebut dan membayar:
> Tarif sharing / service fee
Misalnya biaya penggunaan ditetapkan:
Rp150.000 per pemeriksaan
Klinik B tidak perlu membeli mesin sendiri.
Ini model yang paling sederhana.
Model 2 — Investasi Bersama
Klinik A dan B sama-sama berinvestasi.
Misalnya:
Total investasi = Rp1,5 miliar.
Klinik A menanggung 60%:
Rp900 juta
Klinik B 40%:
Rp600 juta
Kemudian biaya operasional dibebankan berdasarkan penggunaan.
Model 3 — Shared Service Company
Fasilitas dimiliki oleh entitas/unit bersama.
Klinik A dan B membeli jasa dari unit tersebut.
Model ini dapat digunakan apabila fasilitas sharing akan melayani beberapa klinik sekaligus.
—
8. Hitung Harga Pokok per Pemeriksaan
Ini sangat penting untuk mengetahui apakah sharing memang ekonomis.
Misalnya:
Depresiasi alat = Rp30 juta/bulan
Gaji = Rp20 juta
Maintenance = Rp10 juta
Listrik = Rp8 juta
BMHP = Rp12 juta
Administrasi = Rp5 juta
Total cost:
Rp85 juta/bulan
Jika volume pemeriksaan 500 per bulan:
> Cost per examination = Rp85 juta ÷ 500 = Rp170.000
Maka angka Rp170.000 merupakan gambaran cost, bukan otomatis harga yang harus ditagihkan.
Kalau ingin ada margin, misalnya 15%:
Rp170.000 × 115% =
Rp195.500 per pemeriksaan
Angka tersebut kemudian dapat digunakan sebagai dasar pembentukan internal transfer price/service fee.
—
9. Jangan Lupa Menghitung Revenue
Sharing facility bukan hanya masalah membagi biaya.
Kita juga harus menghitung:
> Siapa yang memperoleh revenue dari pelayanan tersebut?
Misalnya pasien Klinik A melakukan Rontgen.
Ada dua kemungkinan.
Model A — Revenue di Klinik A
Pasien membayar kepada Klinik A.
Klinik A kemudian membayar service fee kepada unit/fasilitas Rontgen.
Model B — Revenue di Unit Rontgen
Unit Rontgen mencatat revenue pemeriksaan dan kemudian memberikan alokasi tertentu kepada Klinik A.
Model mana yang digunakan harus konsisten dengan struktur bisnis, akuntansi, perpajakan, perizinan, dan kontrak kerja sama yang berlaku.
—
10. Buat Matriks Sharing Facility
Untuk FS dua klinik, saya menyarankan setiap fasilitas dibuatkan assessment seperti ini:
Fasilitas Klinik A Klinik B Model Sharing
Laboratorium 60% 40% Utilisasi
Rontgen 70% 30% Per pemeriksaan
Farmasi 55% 45% Transaksi
Ambulans 65% 35% Pemakaian
IT/SIMRS 50% 50% Fixed
Genset 50% 50% Fixed
Cleaning Service 60% 40% Luas area
Parkir 55% 45% Kapasitas/penggunaan
Angka dalam tabel tersebut hanya contoh. Angka aktual harus berasal dari volume pasien, luas area, kapasitas, dan pola penggunaan masing-masing klinik.
—
11. Khusus Jika Dua Klinik Berbagi Rontgen dan HD
Untuk fasilitas seperti Rontgen dan Hemodialisis, saya akan membuat perhitungan lebih detail.
Untuk Rontgen:
Volume pasien Klinik A
Volume pasien Klinik B
=
Total volume Rontgen
Kemudian dihitung:
Utilisasi = Total pemeriksaan ÷ kapasitas maksimum
Setelah itu dihitung:
Cost per examination
dan:
Service fee per examination
Sedangkan untuk HD dapat digunakan:
Jumlah sesi HD Klinik A + Jumlah sesi HD Klinik B = Total sesi HD
Kemudian dihitung:
Cost per session HD
yang terdiri dari:
depresiasi mesin;
tenaga medis;
BMHP;
dialyzer;
obat;
air;
listrik;
maintenance;
overhead;
dan biaya pendukung lainnya.
Dengan demikian, Klinik yang menggunakan lebih banyak sesi akan menanggung biaya lebih besar.
—
12. Sharing Facility Harus Dilihat dari Perspektif Efisiensi
Tujuan utama sharing facility bukan sekadar membagi biaya.
Tujuannya adalah:
> Menghindari investasi ganda dan meningkatkan utilisasi aset.
Misalnya:
Klinik A membutuhkan investasi Rontgen Rp1,5 miliar.
Klinik B juga membutuhkan Rp1,5 miliar.
Jika dibangun sendiri:
Total investasi = Rp3 miliar.
Tetapi jika satu fasilitas dapat melayani keduanya dan kapasitasnya mencukupi:
Investasi = Rp1,5 miliar.
Secara teoritis terdapat penghematan investasi:
Rp3 miliar – Rp1,5 miliar = Rp1,5 miliar.
Tetapi penghematan tersebut harus dibandingkan dengan:
biaya transport pasien;
tambahan waktu pelayanan;
kapasitas alat;
risiko antrean;
kebutuhan SDM;
aspek operasional;
kebutuhan ruang;
dan persyaratan perizinan.
Jadi sharing tidak otomatis lebih ekonomis.
—
Kesimpulan
Menghitung fasilitas sharing antara dua klinik sebaiknya tidak menggunakan pendekatan sederhana 50:50.
Model yang lebih kuat adalah:
> CAPEX → Kapasitas → Utilisasi → Fixed Cost → Variable Cost → Cost per Service → Service Fee → Revenue Allocation → Efisiensi.
Dengan pendekatan tersebut, kita dapat menjawab pertanyaan yang lebih penting:
Apakah lebih ekonomis bagi dua klinik membangun fasilitas sendiri-sendiri, atau menggunakan satu fasilitas secara bersama?
Dalam konteks FS, hasil akhirnya sebaiknya menghasilkan dua skenario:
Skenario 1: Stand Alone
Masing-masing klinik memiliki fasilitas sendiri.
Skenario 2: Shared Facility
Satu fasilitas digunakan oleh dua klinik dengan mekanisme pembebanan biaya berdasarkan utilisasi.
Kemudian dibandingkan CAPEX, OPEX, utilisasi, revenue, EBITDA, cash flow, BEP, dan kebutuhan investasi.
> Sharing facility yang baik bukan sekadar “fasilitas dipakai bersama”, tetapi sebuah model bisnis yang memiliki dasar perhitungan biaya, utilisasi, kepemilikan aset, mekanisme pembayaran, dan tanggung jawab operasional yang jelas.